ARTICLE 1 : DEFINITIONS
« Conditions Générales d’Utilisation » ou « CGU » : désigne les présentes Conditions Générales d’Utilisation des Services de l’association PHARMA SYSTEME QUALITE.
« Plateforme » : désigne la plateforme web de la Solution (SaaS) permettant d’accéder aux Services en ligne.
« Services » : désigne l’ensemble des services proposés par PHARMA SYSTEME QUALITE via la Solution, à savoir notamment : un support à l’organisation d’une base documentaire, des systèmes de gestion des informations au sein de l’équipe (suivi de dysfonctionnements, messagerie interne, compte rendu d’audit, informations entre membres de l’équipe,…), des systèmes de planification et de suivi des performances, des systèmes d’organisation et de planification ainsi que des outils d’accompagnement à la démarche Qualité.
« Solution » : désigne l’application PHARMA SYSTEME QUALITE communément appelé Logiciel Qualité Officinal (« LQO ») d’aide aux pharmacies à la mise en place de la démarche Qualité, accessible sur la Plateforme, par le biais d’un espace personnel spécifique selon la catégorie d’Utilisateur (Titulaire, responsable qualité, membre de l’équipe). LQO désigne les deux variantes de la solution LQO-Découverte ou LQO-Prémium sans distinction.
« Tiers » : désigne toute personne, physique ou morale, extérieure aux CGU.
« Utilisateur(s) » : désigne toute personne utilisant les Services de la Solution.
ARTICLE 2 : CHAMP D’APPLICATION
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation ont pour objet de définir les modalités et conditions selon lesquelles PHARMA SYSTEME QUALITE (ci-après « PHARMA SYSTEME QUALITE »), d’une part, met à la disposition de l’Utilisateur la Solution et les Services associés et, d’autre part, la manière par laquelle l’Utilisateur accède et utilise lesdits Services.
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation s’appliquent sans restriction ni réserve à toute utilisation des services.
L’Utilisateur reconnaît avoir eu une parfaite information concernant la Solution et les Services associés et notamment leurs caractéristiques essentielles et avoir été invité à consulter les conditions générales applicables.
PHARMA SYSTEME QUALITE se réserve la possibilité de modifier, à tout moment et sans préavis, les présentes CGU afin de les adapter aux évolutions de la Solution et/ou des Services et/ou de leur exploitation. Les modifications de ces CGU sont opposables aux Utilisateurs à compter de leur mise en ligne.
PHARMA SYSTEME QUALITE se réserve le droit de refuser l’accès aux Services en cas de non-acceptation d’une nouvelle version des CGU par l’Utilisateur.
ARTICLE 3 : DESCRIPTION DES SERVICES
La Solution est une application
Dans le cas du LQO Prémium : réservée aux pharmacies engagées dans la démarche de certification ISO9001- QMS Pharma® via PHARMA SYSTEME QUALITE pour la mise en place de la démarche Qualité et la simplification des actions quotidiennes.
Dans le cas du LQO découverte : réservée aux pharmacies membres des groupements partenaires de PHARMA SYSTEME QUALITE.
La Solution fait partie des outils mis à disposition par PHSQ pour le déploiement de la qualité, si la pharmacie sort de la démarche qualité, les Services sont résiliés par PHSQ, la pharmacie récupère à la résiliation du contrat le contenu de sa base de données et une retranscription synthétique des appels médecins enregistrés dans la solution.
Afin de pouvoir bénéficier des Services, l’Utilisateur doit disposer d’un accès internet via un navigateur type Google Chrome, version 141 ou supérieur ainsi que d’un support de type ordinateur ou tablette. Avant toute utilisation des Services, l’Utilisateur s’assure qu’il dispose d’un appareil compatible avec les Services.
Pour l’accès à la Solution, l’Utilisateur peut être invité à saisir ses informations personnelles. Dans cette hypothèse, l’Utilisateur s’engage à fournir des informations personnelles exactes et complètes et à les maintenir à jour. PHARMA SYSTEME QUALITE se réserve le droit de demander à l’Utilisateur des documents justificatifs pour vérifier l’exactitude des informations communiquées, tels qu’un extrait KBis, une attestation d’engagement dans la certification ISO 9001-QMS Pharma ®,...
À la validation de son inscription, l’Utilisateur reçoit un lien contenant l’ensemble des éléments lui permettant de se connecter pour la première fois sur la Plateforme. Lors de la première connexion aux Services, l’Utilisateur est invité à créer son mot de passe personnel.
Les Services sont accessibles en continu, 24h/24, 7 jours/7.
PHARMA SYSTEME QUALITE déploie les moyens nécessaires afin d’assurer la permanence, la continuité et la qualité de la Solution et notamment des Services, et est tenue à ce titre d’une obligation de moyens.
PHARMA SYSTEME QUALITE se réserve toutefois le droit d’interrompre ponctuellement l’accès aux Services en vue d’en assurer la sécurité et la maintenance. PHARMA SYSTEME QUALITE en informera l’Utilisateur par courrier électronique, dans un délai raisonnable, par un avertissement visible sur la page d’accueil de la Plateforme ou tout autre moyen de communication.
Dans le cadre de l’utilisation des Services, l’Utilisateur s’engage notamment à :
Respecter les obligations en matière de propriété intellectuelle fixées à l’article 5 des présentes ;
Utiliser les Services uniquement et exclusivement pour ses besoins propres, étant précisé que toute reproduction, représentation, publication, diffusion ou modification ou extraction du contenu de la Solution et/ou des Services est prohibée.
La disponibilité des systèmes tiers (notamment internet) est limitée par des facteurs technologiques et environnementaux susceptibles d’impacter la transmission de données. Les Services peuvent ainsi être limités ou temporairement indisponibles, et ce sans préavis. PHARMA SYSTEME QUALITE ne saurait être tenue responsable des dysfonctionnements et interruptions liés à ces services tiers.
ARTICLE 4 : SUPPORT TECHNIQUE
L’Utilisateur s’engage à informer PHARMA SYSTEME QUALITE dans les plus brefs délais de toute difficulté rencontrée au cours de l’utilisation des Services. À cet effet, PHARMA SYSTEME QUALITE met à la disposition de l’Utilisateur une adresse e-mail de contact lui permettant de communiquer avec le support technique accessible directement via le bouton Contact situé dans le compte personnel de l’Utilisateur. Les Utilisateurs LQO Prémium bénéficient également d’un numéro de téléphone permettant de communiquer avec le support technique.
Le support technique est disponible de 10h00 à 12h00 les lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi et de 14h00 à 16h00 les lundi, mardi, mercredi et jeudi. PHARMA SYSTEME QUALITE se réserve le droit de modifier la disponibilité et les horaires du support technique sans préavis.
Le support technique s’engage à répondre par tout moyen à toute demande d’intervention au titre du support technique sous 72 heures. Le support technique informe notamment l’Utilisateur des délais prévisibles de rétablissement et/ou de réparation.
PHARMA SYSTEME QUALITE se réserve le droit exclusif d’intervenir sur les Services pour leur permettre d’être utilisés conformément à leur destination et notamment pour en corriger les erreurs.
L’Utilisateur s’interdit de recourir de manière abusive au support technique. PHARMA SYSTEME QUALITE se réserve le droit de refuser de répondre à certaines demandes abusives si celles-ci sont de nature à perturber le fonctionnement normal du support technique.
Le non-respect par l’Utilisateur des CGU applicables à la fourniture des Services entraînera le droit pour PHARMA SYSTEME QUALITE d’interrompre, de suspendre ou de supprimer l’accès aux Services, sans préjudice du droit à tous dommages et intérêts auxquels PHARMA SYSTEME QUALITE pourrait prétendre.
ARTICLE 5 : PROPRIETE INTELLECTUELLE - CONFIDENTIALITE
5.1 L’Utilisateur reconnaît que la Solution et les Services associés, notamment les textes, photographies, illustrations, vidéos, logiciels, bases de données, API, sons, graphismes, logos, ou toute autre information ou support présenté par PHARMA SYSTEME QUALITE sont protégés par le droit d’auteur, le droit des marques et des brevets et tout autre droit de propriété intellectuelle.
PHARMA SYSTEME QUALITE concède à l’Utilisateur, un droit d’utilisation non-exclusif des Services ainsi que de l’éventuelle documentation y attachée, sous la forme d’une licence et non d’une vente, pour toute la durée de l’inscription à ces Services. Aucune disposition des présentes CGU ne peut être interprétée comme conférant à l’Utilisateur un transfert de propriété sur ces droits de propriété intellectuelle.
Toute utilisation, reproduction, extraction non expressément autorisée par PHARMA SYSTEME QUALITE au titre des présentes est illicite, conformément à l'article L.122-6 du Code de la propriété intellectuelle.
L’Utilisateur n’est notamment pas autorisé à :
Représenter, diffuser, commercialiser les éléments des Services, que ce soit à titre gracieux ou onéreux, sans autorisation préalable et écrite de PHARMA SYSTEME QUALITE ;
Utiliser les Services associés de quelque façon que ce soit aux fins de conception, réalisation, diffusion ou commercialisation d’un service similaire, équivalent ou de substitution ;
Mettre à disposition directe ou indirecte la totalité ou une partie des Services et/ou de la documentation au bénéfice d'un Tiers non autorisé, notamment par licence, location, cession ou prêt, même à titre gratuit, sauf en cas d’accord préalable écrit de PHARMA SYSTEME QUALITE ;
Modifier, traduire, reproduire, démonter, désassembler, ni dériver d'une façon ou d'une autre le code source du logiciel ou de la documentation qui l'accompagne ;
Mettre la totalité ou une partie des fichiers des Services à la disposition du public sur une page Internet sous la forme d'un fichier séparé, réutilisable ou transférable.
5.2 L’Utilisateur s’engage à ne pas communiquer d’informations confidentielles dont il pourrait avoir connaissance dans le cadre de l’accès à la Solution et aux Services associés. Sont considérées comme confidentielles toutes les informations de toute nature appartenant ou émanant de PHARMA SYSTEME QUALITE dont l’Utilisateur pourrait avoir connaissance à l’occasion de l’exécution du Contrat, et en particulier, les textes, photographies, illustrations, vidéos, logiciels, bases de données, API, sons, graphismes, logos, ou toute autre information ou support présenté par PHARMA SYSTEME QUALITE dans le cadre de la Solution et des Services associés.
La présente obligation de confidentialité ne s’appliquera pas à toute information ou élément d’information dont l’Utilisateur est en mesure d’établir :
qu’elle était dans le domaine public à la date de sa communication par PHARMA SYSTEME QUALITE, ou y serait tombée sans que ce soit du fait de l’Utilisateur,
qu’elle était déjà connue de l’Utilisateur au moment de la communication,
qu’elle lui a été transmise sans obligation de confidentialité par un tiers la détenant légitimement,
qu’elle a été obtenue indépendamment par l’Utilisateur.
La présente obligation de confidentialité se poursuivra durant toute la durée du Contrat et survivra à l’expiration du Contrat pendant une durée supplémentaire de cinq (5) ans.
ARTICLE 6 : TRAITEMENT DES DONNEES
PHARMA SYSTEME QUALITE engagée au respect de la Loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 dans sa version modifiée et au Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD) met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la sécurité et la confidentialité des données échangées et générées dans le cadre de l’utilisation des Services.
PHARMA SYSTEME QUALITE est seule propriétaire des contenus qu’elle produit et communique via la Solution notamment dans le cadre de l’aide à la démarche Qualité. À ce titre, PHARMA SYSTEME QUALITE se réserve le droit d’utiliser ces contenus et de transmettre tout ou partie de ceux-ci à des Tiers.
L’Utilisateur est expressément averti qu’il lui appartient de procéder à toute mesure de sauvegarde des données traitées au moyen des Services.
PHARMA SYSTEME QUALITE est amenée à collecter des données à caractère personnel concernant l’Utilisateur ou le Client, destinées exclusivement à l’utilisation des Services et à la gestion de la relation client (gestion des accès LQO, facturation, suivi des clients) et qui font l’objet d’un traitement automatisé à des fins techniques dans le cadre de la gestion des comptes ainsi que de l’amélioration de la Solution.
Les catégories de données du Client et de l’Utilisateur collectées par PHARMA SYSTEME QUALITE sont les suivantes :
Coordonnées de la pharmacie (nom de la structure/du pharmacien, forme et nom du représentant de la structure, adresse postale, coordonnées de contact par mail ou téléphones)
Coordonnées de contact du personnel de la pharmacie (noms, prénoms, qualité/fonction, adresses mail, numéros de téléphone des membres du personnel de la pharmacie).
Coordonnées bancaires et nécessaires à la facturation le cas échéant.
Les données personnelles de l’Utilisateur ne sont en aucun cas transmises à des Tiers à l’exclusion des cas pour lesquels leur communication peut-être envisagée à destination des sous-traitants nécessaires à la gestion du compte et au bon fonctionnement des Services après l’accord exprès du Client.
Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 dans sa version modifiée et au Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD), l’Utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation, de portabilité et de suppression des données personnelles le concernant.
L’Utilisateur peut exercer ces droits à tout moment à l’adresse suivante : Pharma Système Qualité, ECIFFICE, 66 av des champs Élysées, 75008 Paris.
L’Utilisateur dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, s’il estime que PHARMA SYSTEME QUALITE effectue un traitement illicite de ses données personnelles.
Les données personnelles collectées (en dehors de informations contractuelles) sont conservées pendant un (1) an suivant la fin de sa relation avec l’Utilisateur.
Les données échangées et générées dans le cadre de l'utilisation des Services sont hébergées au sein de l’Union européenne sur l'infrastructure d'un prestataire technique externe disposant de mesures de contrôle et de sécurité de grande qualité, garantissant ainsi l’exigence la plus élevée en matière de sécurité, de fiabilité et de disponibilité des données hébergées. Les coordonnées du prestataire technique sont communiquées à l’annexe 2 du présent Contrat.
Les données sensibles sont hébergées au sein de l’Union européenne auprès d’un hébergeur certifié « hébergeur de données de santé » habilité à traiter cette catégorie spécifique de données. Les coordonnées de l’hébergeur des données de santé sont communiquées à l’annexe 2 du présent Contrat.
Les Services permettent à l’Utilisateur de charger et de stocker des documents contenant certaines données à caractère personnel relatives à des Tiers et notamment des données dites « sensibles » (données de santé).
Concernant l’hébergement de données à caractère personnel de Tiers communiquées par l’Utilisateur, y compris les données sensibles, PHARMA SYSTEME QUALITE est sous-traitant du traitement de ces données au sens du RGPD. À ce titre, l’Utilisateur est invité à consulter et accepter « l’Annexe de traitement des données personnelles pour le compte de l’Utilisateur » de PHARMA SYSTEME QUALITE.
ARTICLE 7 : RESPONSABILITE
PHARMA SYSTEME QUALITE met tout en œuvre pour assurer la fiabilité des Services. L’Utilisateur reconnaît que PHARMA SYSTEME QUALITE n’est tenue que d’une obligation de moyens et ne saurait être tenue responsable des éventuelles erreurs engendrées par les Services ne résultant pas d’une faute lourde ou d’une négligence fautive de sa part.
La société PHARMA SYSTEME QUALITE ne peut en aucune manière être tenue responsable :
Du non-respect des prescriptions de PHARMA SYSTEME QUALITE par l’Utilisateur ou un Tiers ;
De l’erreur de manipulation des Services par l’Utilisateur ou un Tiers et ses conséquences (ex : suppression de données de la part du pharmacien, mauvaise rédaction d'un message sur le cahier de transmission et mauvaise compréhension de la part d'un autre membre de l'équipe, etc.) ;
De l’intervention sur les équipements et matériels appartenant à l’Utilisateur ;
Des dommages ayant une cause extérieure aux Services ou relevant d’un cas de force majeure ;
De la contamination par virus des données et/ou outils et/ou logiciels et/ou équipements de l’Utilisateur, dont la protection incombe à ce dernier ;
Des intrusions malveillantes de Tiers sur l’espace de l’Utilisateur ou du piratage des données, malgré les mesures raisonnables de sécurité mises en place ;
En cas de dommage résultant de la perte, de l’altération ou de toute utilisation frauduleuse des Services, de la transmission accidentelle de virus ou autres éléments nuisibles, de l’attitude ou comportement d’un Tiers, de la non-conclusion d’une opération ;
Des dommages que pourraient subir les équipements connectés aux Services, ceux-ci étant sous l’entière responsabilité de l’Utilisateur ;
Des détournements éventuels des mots de passe, codes confidentiels, et plus généralement de toute information à caractère sensible pour l’Utilisateur.
Les données entrées par l’Utilisateur sont sous sa propre responsabilité de sorte que PHARMA SYSTEME QUALITE, en qualité d’hébergeur des données, ne pourra voir sa responsabilité engagée à raison de ces données et ne pourra aucunement être tenu pour responsable de la nature des échanges (discriminatoires, racistes ou autres) qui pourraient y être stockés ou des données traitées.
La responsabilité de PHARMA SYSTEME QUALITE est limitée aux dommages prévisibles et directs subis exclusivement par l’Utilisateur. PHARMA SYSTEME QUALITE ne sera pas responsable des dommages indirects, accessoires, particuliers, consécutifs ou punitifs ou de toute perte de profits ou de revenus, qu'ils soient occasionnés directement ou indirectement, ou de toute perte de données ou d'autres pertes irrécupérables, résultant de l'accès ou l'utilisation ou l’incapacité d'accéder ou d'utiliser les Services ainsi que de l'accès, l'utilisation ou la modification non autorisés des transmissions ou contenus.
En cas de cessation définitive de la fourniture des Services par PHARMA SYSTEME QUALITE, celle-ci s’engage à avertir immédiatement l’Utilisateur de l’arrêt des Services. La cessation ne pourra en aucun cas donner lieu à indemnisation ni réparation quelconque au profit de l’Utilisateur, mais ce dernier récupèrera le contenu de sa base de données et une retranscription synthétique des appels médecins enregistrés dans la solution.
PHARMA SYSTEME QUALITE n’est pas tenue responsable du retard dans l’exécution ou de l’inexécution de ses obligations lorsque le retard ou l’inexécution est imputable :
À un événement de force majeure, tel que défini à l’article 1218 du Code civil. PHARMA SYSTEME QUALITE informe l’Utilisateur, par tout moyen et dans les meilleurs délais, de la survenance d’un tel événement ;
À l’Utilisateur du fait de l’incompatibilité de son équipement ou outils avec les Services ;
À un Tiers, notamment en cas de dysfonctionnement, de défaillance ou d’indisponibilités des réseaux.
PHARMA SYSTEME QUALITE et/ou ses partenaires ne peuvent, en outre, être tenus responsables de tout dysfonctionnement du réseau ou des serveurs ou de tout autre événement échappant à leur contrôle raisonnable, qui empêcherait, dégraderait l’accès aux Services ou entraînerait un dommage quelconque.
ARTICLE 8 : CESSION
Le Contrat, les CGU ainsi que les droits accordés en vertu des présentes ne peuvent pas être transférés ni cédés par l’Utilisateur mais peuvent être cédés par PHARMA SYSTEME QUALITE sans restriction, notamment à une filiale dont elle détient la majorité des parts. Toute tentative de transfert ou de cession par l’Utilisateur ou le Client en violation des présentes sera nulle et non avenue.
ARTICLE 9 : ABSENCE DE RENONCIATION
Le fait pour PHARMA SYSTEME QUALITE de ne pas se prévaloir de l’inobservation par l’Utilisateur de ses obligations ne saurait être interprété comme une renonciation à invoquer toute inobservation ultérieure de la même obligation ou d’autres obligations, ou comme une renonciation au droit de veiller à l’application desdites obligations.
ARTICLE 10 : DROIT APPLICABLE ET LITIGES
Les présentes CGU sont soumises à la loi française.
PHARMA SYSTEME QUALITE et l’Utilisateur s’efforceront de résoudre à l’amiable les contestations qui pourraient surgir relatives à la validité, l’interprétation ou l’exécution des présentes.
A défaut d’accord amiable, le Tribunal de Commerce de PARIS sera seul compétent pour connaître de tout litige relatif à l’exécution et/ou à l’interprétation des Conditions Générales d’Utilisation, y compris en cas d’urgence, d’appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.
ANNEXE 2
Conditions de sous-traitance de traitement de données à caractère personnel – RGPD
Article 1 : Objet
Les présentes conditions (ci-après le « Contrat ») définit les modalités selon lesquelles PHSQ s’engage à réaliser les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après, pour le compte et conformément aux instructions du Client.
Les Parties s’engagent à respecter la réglementation applicable au traitement des données personnelles et notamment la « Loi Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 dans sa version modifiée et le Règlement (UE) Général sur la Protection des Données (ci-après « RGPD »).
Article2 : Description des traitements
Le Client, en qualité de responsable de traitement, autorise PHSQ à traiter pour son compte les données à caractère personnel nécessaires pour fournir le ou les service(s) suivant(s) : Mise à disposition du Logiciel Qualité Officinal (LQO).
1. Les données personnelles enregistrées par le Client sur la solution sont notamment les suivantes :
a. Coordonnées de la pharmacie, adresses mails de la pharmacie et/ou de salariés de la pharmacie, documents de travails de la pharmacie, échanges entre membres de l’équipe et toutes autres données que le Client s’autorisera à tracer pour assurer le suivi pharmaceutique de patients et/ou l’amélioration de son organisation.
b. Eléments d’identification de patients (nom, prénom, …), traitements médicaux, et toutes autres donnés que le Client s’autorisera à tracer pour assurer le suivi pharmaceutique du patient et/ou l’amélioration de son organisation (Données sensibles).
2. Les opérations réalisées sur les données personnelles sont limitées au stockage et à la maintenance.
Les données personnelles ne font pas l’objet d’une analyse ou d’une transmission à un tiers autre que
les Sous-traitants ultérieurs visés à l’article 6.
Le traitement de ces données personnelles a pour finalité le stockage pour le compte du Client de ses données.
3. Les personnes concernées par le traitement de leurs données personnelles sont les suivantes : Salariés, clients, professionnels de santé et autres personnes enregistrées par le Client.
Article 3 : Durée de la sous-traitance
La sous-traitance mise en place par le présent Contrat prend effet à compter de la date de signature du présent contrat pour une durée d’un an, renouvelable par tacite reconduction.
Article 4 : Obligations de PHSQ
4.1. Obligations relatives au traitement des données personnelles
PHSQ s’engage à réaliser les prestations de sous-traitance prévues dans les présentes conformément aux obligations ci-après mentionnées, et notamment :
Traiter les données exclusivement pour les finalités mentionnées à l’Article 2 du présent Contrat ;
Traiter les données personnelles conformément aux instructions documentées du Client prévue aux présentes. En outre, PHSQ s’engage à informer immédiatement le Client s’il considère que l’une de ses instructions constituent une violation de la législation relative à la protection des données personnelles et notamment du RGPD ;
Dans l’hypothèse où PHSQ est tenue de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit en informer le Client avant tout traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs d’intérêt public ;Mettre en place toutes les mesures nécessaires afin de garantir la confidentialité des données personnelles traitées et cela eu égard à l'état de développement technologique et au coût de mise en œuvre des mesures.
Cette obligation de confidentialité est étendue à l’ensemble des personnes autorisées à traiter les données personnelles objet des présentes. A cette fin, la désignation des personnes autorisées à traiter les données personnelles doit être strictement limitée aux nécessités liées à l’exécution des présentes et recevoir une formation en matière de protection des données à caractère personnel ;Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications et/ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut ;
PHSQ s’engage à mettre en place les mesures de sécurités suivantes :
Les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
Les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données personnelles et l’accès de celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique.
Une fois la prestation de service relative au traitement des données personnelles terminée, PHSQ s’engage à :
Supprimer l’ensemble des données personnelles traitées pour le compte du Client au plus tard dans un délai d’un (1) an après la résiliation du service.
4.2. Obligations relatives aux droits des personnes
· Information des personnes concernées :
Les personnes dont les données personnelles font l’objet d’un traitement doivent en être informées au moment de la collecte de celles-ci. Il appartient au Client en sa qualité de responsable de traitement, de fournir l’ensemble des informations à adresser aux personnes concernées, conformément aux dispositions de l’Article 13 et 14 du RGPD.
· Exercice des droits des personnes
Conformément aux dispositions du RGPD, le Client a l’obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées à savoir, le droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, le droit à la limitation du traitement, le droit à la portabilité des données, le droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée.
Afin de garantir l’exercice de ces droits, PHSQ est tenue de mettre en œuvre toutes les mesures possibles pour aider le Client à s’acquitter de ses obligations.
En cas de demande d’exercice de leurs droits auprès de PHSQ, cette dernière doit adresser ces demandes au Client dès leur réception et apporter tout aide utile nécessaire pour le traitement de la demande d’exercice des droits par les personnes concernées. Cette signification doit avoir lieu par mail à l’adresse suivante : president@pharmasystemequalite.com.
4.3. Obligations envers le Client
• Notification des violations de données personnelles
Le RGPD impose de notifier à l’autorité compétente, dans les meilleurs délais et au plus tard soixante-douze (72) heures après en avoir pris connaissance, toutes violations de données personnelles.
Afin de respecter cette obligation, PHSQ notifie au Client toute violation des données personnelles dans un délai maximal de soixante-douze (72) heures après en avoir eu connaissance. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de déterminer la nature, l’étendue et l’impact sur les personnes de la violation et permettre au Client de notifier cette violation à l’autorité compétente. La notification pourra être réalisée par PHSQ sous réserve de l’accord préalable du Client.
La notification contient a minima :
La description de la nature de la violation des données personnelles y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données personnelles ;
Le nom et les coordonnées du Délégué à la Protection des Données ou d’un autre point de contact ;
La description des conséquences probables de la violation des données personnelles ;
La description des mesures prises ou que le Client souhaite prendre pour remédier à la violation des données personnelles, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
Le RGPD impose également une notification de la personne concernée par la violation de ses données personnelles, lorsque celle-ci est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d’une personne physique.
Cette notification doit être écrite dans des termes clairs et simples, et doit contenir l’ensemble des informations mentionnées ci-dessus. PHSQ peut procéder à ladite notification après accord du Client et en agissant au nom pour le compte de ce-dernier.
• Assistance du Client
PHSQ met à la disposition du Client la documentation nécessaire disponible sous son profil utilisateur lui permettant de démontrer éventuellement, tout ou partie du respect de ses obligations dans le cadre de la réalisation d’audit et/ou d’inspections.
• Délégué à la Protection des Données
En cas de désignation d’un Délégué à la Protection des Données par PHSQ, il communique au Client le nom et les coordonnées de celui-ci.
Article5 : Obligations du Client
Le Client s’engage à :
Fournir à PHSQ les données nécessaires à l’usage du LQO ;
Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données personnelles par PHSQ ;
Veiller au respect par PHSQ de l’ensemble des obligations posées par le RGPD et à superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections nécessaires auprès de PHSQ.
Article 6 : Sous-traitance
PHSQ sous-traite le stockage et la maintenance du système LQO à :
a. Pour le stockage : la société OVH, SAS enregistrée sous la numéro 424 761 419 et dont le siège social se situe 2 rue Kellerman BP 80157 59100 Roubaix ; ce prestataire d’hébergement, dispose de la certification HDS (Hébergement de Données de Santé) conformément aux exigences légales et réglementaires en vigueur.
b. Pour la maintenance : la société INVECTORY, SARL, enregistrée sous le numéro 804 071 637 et dont le siège social est 66 AVENUE DES CHAMPS ELYSEES, 75008 PARIS France.
Ces 2 entreprises sont désignées « Sous-traitant ultérieur », que le Client accepte expressément.
PSHQ pourra faire appel à un autre Sous-traitant ultérieur, notamment pour mener des activités de traitement spécifiques. Cette sous-traitance (ci-après « Sous-traitance spécifique ») sera soumise à l’accord préalable du Client.
Cette demande doit contenir les informations suivantes : activités de traitement faisant l’objet d’une Sous- traitance spécifique, identité et coordonnée du Sous-traitant ultérieur ainsi que la durée de la Sous-traitance spécifique et, le cas échéant, de l’existence de transfert vers des pays non-soumis au RGPD.
En l’absence de réponse du Client dans un délai de trois (3) mois, le consentement du Client est réputé favorable.
Tout Sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations prévues dans les présentes. Les traitements à sa charge se font pour le compte et selon les instructions de PHSQ.
PHSQ garantit que le Sous-traitant spécifique met en place les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin de garantir la sécurité des données personnelles traitées et le respect de la législation relative à la protection des données personnelles.
Article 7 : Registre des traitements
Conformément aux dispositions de l’Article 30 du RGPD, PHSQ tient un registre des traitements effectués pour le compte du Client comprenant notamment :
Le nom et les coordonnées du Client pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du Délégué à la Protection des Données ;
Les catégories de traitements effectués pour le compte du Client ;
Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’Article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du RGPD, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées ;
Dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins :
Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données personnelles et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
CONDITIONS TARIFAIRES
ARTICLE 1 : LQO Premium
La cotisation LQO Premium est incluse dans la cotisation à la démarche de certification ISO9001 – QMS Pharma ® et ne fait donc pas l’objet d’une facturation supplémentaire pour les Pharmacies engagées dans cette démarche.
ARTICLE 2 : LQO Découverte
LQO Découverte est ouvert à toute Pharmacie membre d’un groupement partenaire de PHSQ en faisant la demande. En contrepartie de l’accès à l’outil, la Pharmacie s’engage à verser la cotisation correspondante dans les conditions suivantes :
Montant mensuel de la cotisation
39€HT
Date de paiement : à date anniversaire mensuelle de souscription.
Modalité de paiement : Prélèvement mensuel (mandat SEPA ou carte bancaire ou autre mode de paiement dématérialisé)
Organisme bénéficiaire : PHSQ
Une période d’essais de 15 jours est incluse.
La cotisation est indiquée en euros et s’entend hors taxe et hors frais.
En cas de défaut de paiement du montant de la cotisation à la date prévue, l’accès au logiciel pourra être suspendu par PHSQ sans préavis, et ce jusqu’au paiement complet de la cotisation.